- 第4節(jié) 云的稅務與會計制度
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以云使用者的視角看待商業(yè)與財務
與公司運營的其他項目相同，公司負責人需要審視云計算合同中有關貿(mào)易與財政法規(guī)方面的事項。
公司負責人若未注意上述法規(guī)的相關規(guī)定，則會產(chǎn)生重大的風險(包括財務風險)。
發(fā)票與稅金的要求通常是通用性的，并與技術無關。因此，并未針對采購云計算服務而有任何特別的要求或規(guī)定。但是，還是要注意以下幾點:
(1)文件記錄、留底存盤和會計責任。
(2)云計算的可減稅成本。
(3)云計算營業(yè)場所的相關議題。
(4)增值稅的相關影響。
保留賬戶與留存記錄的責任
業(yè)務負責人能夠通過云計算獲得各種服務，包括存儲、各項業(yè)務的處理、財務數(shù)據(jù)外包等，這些業(yè)務流程執(zhí)行都完全基于IT。
業(yè)務負責人須保證能夠正確且適時地了解完整的賬單數(shù)據(jù)，并以電子檔案存儲。另外，需要事先明確規(guī)范是否允許外部處理數(shù)據(jù)。這尤其適用于原始的賬戶資料與財政法相關，且該資料保存在國外的情況，而國內(nèi)財政法對此又有嚴格規(guī)定時。
一般而言，賬戶設計必須滿足簿記有條不紊的要求。尤其要讓第二方合作廠商的專家(如審計員)對所有的交易行為都可一目了然，并在合理的時間內(nèi)得知該公司的情況。業(yè)務項目必須能夠追蹤原本的來源與處理的程序。不可任意更改賬目;或記錄，以免查不到原始資料。當書面和其他要求的記錄存放在數(shù)據(jù)載體上時，則必須確認數(shù)據(jù)是否為永久不變、是否能夠立即取得，且在整個保存期間內(nèi)，這些資料是否清晰可辨。
至于稅務審計方面，稅務局被授權存取所有與公司相關的電子數(shù)據(jù)，以及所有相關稅務文件的存放媒體數(shù)據(jù)。舉例來說，德國與奧地利的財政官員可通過IT系統(tǒng)獲得并審計納稅人的賬戶資料。審計員不僅有權查驗這些存盤的文件與記錄，納稅義務人也必須按規(guī)定將數(shù)據(jù)提交至數(shù)據(jù)載體上，提供必要的數(shù)據(jù)結構信息(包括格式化細節(jié)、字段定義、檔案結構、鏈接等)，以使機器可正確讀取，這也適用于公司數(shù)據(jù)若由外部會計師或數(shù)據(jù)中心建立或處理時。在瑞士，稅務審計員在正常的征稅過程中，無權在IT系統(tǒng)上存取納稅義務人的數(shù)據(jù)，也無權存取受委托的外部服務商的IT系統(tǒng)數(shù)據(jù)。然而，納稅義務人仍應依規(guī)定提供業(yè)務文件，或存放于電子數(shù)據(jù)載體上的資料。
在德國，則特別規(guī)定必須以申請的方式，在國外保存流程簿冊及其他必要的記錄。這些要求事項如下:
(1)德國的納稅義務人須通知數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所在地負責的財稅機關，若有委任第三方合作廠商，必須載明其名稱與地址。
(2)納稅義務人必須履行財政法規(guī)所規(guī)定的義務。
(3)可向稅務局索取全部的資料。
(4)繳稅情況不受此影響。
(5)所有變更事項必須立即通知稅務局。
若稅務局得知有發(fā)生阻礙繳稅的情事，則可撤銷許可，并要求立即歸還電子簿冊與其他電子記錄。
提醒:若納稅人無法依要求歸還電子賬戶或遵循其他先前要求的責任，或已經(jīng)將電子賬戶數(shù)據(jù)外包至國外而未取得當?shù)刎撠煻悇諜C關的許可，將罰款2500250000歐元。
在奧地利，賬戶可以放在國外，但不可存于法律所限制之地。然而，稅務局若要求檢查簿冊或記錄，則這些數(shù)據(jù)必須在指定時間內(nèi)送回奧地利。必須確保的是，即使簿冊和記錄留存在國外，仍須能夠自由地查核繳稅相關事項。此外，簿冊須以該國目前使用的語言來撰寫，若非納稅義務人許可的官方語言，納稅人則須支付文件的翻譯費。
居住在瑞士的業(yè)務負責人可以自行保存國外簿冊，而無須得到稅務局的許可�；驹瓌t為:保存處所沒有法律明確規(guī)定的，但必須可從國內(nèi)另一處位置取得。若存取資料時，納稅義務人需存有國外資料載體，并可隨時重新制定并取得稅務相關的資料。
公司資料若在公司的外部來處理及保存，須確定是否合乎當?shù)胤ǘū４嫫陂g的規(guī)定。若有違法，將導致稅務估算的情況，某些較嚴重的違法案件甚至還可能被罰款。
在德國，交易與財政法所制定的使用保留期限，針對商業(yè)信函，包括電子郵件等保留期限為6年;針對發(fā)票與收據(jù)，則為10年。然而，對于一些訴訟中的案件，或是未在報稅期限內(nèi)完成報稅程序的情況，則需要更長的時間來觀察。就實際情況來說，建議至少需有10年的保留期。
在奧地利，簿冊和記錄以及相關的發(fā)票和收據(jù)必須保留7年。訴訟案若開審，則必須盡可能地保存文件以征收適當?shù)亩惪睢Ｔ谀承┣闆r下，可能需要申請較長的保留期一一尤其是對房地產(chǎn)而言。
在瑞士，商業(yè)法規(guī)定的賬戶、發(fā)票、收據(jù)與商業(yè)書信，以該批文件建立的會計年度終了起算，保存期限為10年。賬戶的利潤與損失必須存有原始打印紙質(zhì)數(shù)據(jù)且經(jīng)簽署確認。所有其他的文件可以電子格式或其他相同的格式保存，涉及商業(yè)相關內(nèi)容的電子郵件亦包含在內(nèi)。VAT(ValueAddedTax)收據(jù)和發(fā)票的保留期限則依照有稅務要求針對有疑義的案件所規(guī)定的期限而定。基本上5年有效，但限制期若因故暫�；虺霈F(xiàn)中斷事項時，則可以延長為10年。房地產(chǎn)的VAT發(fā)票和收據(jù)至少要保留20年，若有改變用途的情況發(fā)生則須保留25年。直接稅(包括所得稅)的保留期與聯(lián)邦、州或杜區(qū)稅并不一致，因此，在課稅期期限終止后仍有5年的保留期限。
限制期限若因為異議、上講等情況而產(chǎn)生暫停或中斷情事時，保留期限可延長至15年。除了商業(yè)與會計保留期限外，其他相關法規(guī)諸如保險法、職業(yè)與社會法和環(huán)境保護法等合法請求，亦可參照辦理。
在使用云服務時，必須確保在保留期間內(nèi)(如因提供商停止服務等)，所有資料未受到變更，且數(shù)據(jù)不可遺失，還必須能夠隨時取得數(shù)據(jù)，且在一定時間內(nèi)進行讀取與自動處理數(shù)據(jù)。因此，服務商必須十分可靠，而相對應的合同保證也必須可受依賴。
提供可清楚解讀的數(shù)據(jù)的成本支出必須由納稅義務人支付，因此必須與云服務商明確界定各自承擔的責任。
若外包發(fā)包的處理過程中，業(yè)務負責人必須考慮外包處理過程必須符合正確性的要求，而業(yè)務負責人仍需對此負責。因此，業(yè)務負責人必須要求服務商確保相關服務的內(nèi)部管控系統(tǒng)需具備適應性和有效性，并使用相對應的審計方式來呈現(xiàn)相同的驗證結果。這也代表，外包公司能夠以服務商的立場提出合理假設并進行有效步驟，提供執(zhí)行結果作為外部審計的驗證數(shù)據(jù)。
如果公司被強制審核，審計員可能會依照云服務的解決方案，逐步逐項審視會計事工頁、風險管理和內(nèi)部管控系統(tǒng)。
通過云計算，處理及保留發(fā)票相關資料時，必須妥善準備以避免意外發(fā)生。
云計算有助于減稅
云計算的減稅跟相關的操作成本花費有關。納稅義務人若能周全地考慮業(yè)務因素，并整體明確地從云服務商處獲得安全元慮的服務，就能降低成本并提高效益。
然而，如果業(yè)務負責人無法達成稅務機關的要求，即無法明確列出實際費用的細項，就無法將費用納入考慮。不過，上述的情況通常不會發(fā)生，因為納稅義務人確實能從云服務商的手中拿到發(fā)票證明。
至于進項稅減免，業(yè)務負責人所注明服務商的賬單數(shù)據(jù)必須與增值稅/進項稅(InputTax)法規(guī)定一致。申請進項稅時，發(fā)票必須包含以下內(nèi)容:
(1)服務商與服務接收方的名稱與地址。
(2)開票日期。
(3)發(fā)票連續(xù)編號。
(4)提供物品的數(shù)量與描述，若含其他服務的范圍與類別，也需明確。
(5)執(zhí)行期限。
(6)收費。
(7)稅率、稅額，符合免稅額條件需注明，或是對方繳稅等。
建議服務接收方需詳細檢查服務內(nèi)容的進項發(fā)票內(nèi)容。稅務局若較晚才提出異議時，例如在審計期間，可能會全面拒絕進項稅的申請。服務商若無法提出修改正確的發(fā)票，就可能發(fā)生服務終止或是無力償還的窘境。
發(fā)票形式可以紙質(zhì)，或在獲得接收方的默許時以電子文件來呈現(xiàn)，這些方式包含以電子郵件傳遞發(fā)票，諸如在信件中附加PDF或文本文件，通過計算機、傳真機或是傳真服務器，網(wǎng)絡下載或是電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)(EDI)來傳遞，在此并沒有硬性規(guī)定要使用哪種方式來傳遞。
在德國，此目的為了減少開立電子發(fā)票時所需的嚴格要求，進一步減少煩瑣的行政操作。在使用的過程中，為簡化一些嚴格的要求，電子發(fā)票須包含電子簽章的資格認證，或是使用EDI途徑。此外，業(yè)務負責人若能夠百分之百掌握發(fā)票來源的正確性、內(nèi)容完整性與可讀性時，也可使用電子方式傳遞發(fā)票信息。然而，目前這些變化的細節(jié)在德國仍不明朗，因此，使用電子方式交換發(fā)票需特別注意。
在奧地利，若已取得接收方同意，且已確保電子發(fā)票內(nèi)容完整性，則開立電子發(fā)票是合法的。根據(jù)奧地利聯(lián)邦財政部所頒布的法令，電子簽章可按照簽章法的規(guī)定，具有法律效果，保證其真實性與完整性的有效期可長達7年之久。
在瑞士，若能確保正本來源和數(shù)據(jù)完整性，則可接受進項稅、賦稅或其他稅務目的的電子發(fā)票。為保險起見，需要以數(shù)字簽名傳輸數(shù)據(jù)。增值稅字段的電子簽章規(guī)定與之前的簽名要求必須相同。而納稅人須負責舉證符合減稅的要件。
使用云計算是否會在其他國家發(fā)生納稅責任
若只是使用云服務，并不會將國內(nèi)稅收轉(zhuǎn)移至另一個國家。此情況發(fā)生的前提是在其他國必須為常設機構。而常設機構的一般定義是，其必須為固定的機構，并受業(yè)務負責人的配置權管轄�；诖�，云計算不會讓云服務使用者的稅務規(guī)定受到更改。
至于是否會在不同國家發(fā)生新的納稅義務則需要個別探討。例如服務器的輸出端位于受到攻擊的國家時，很可能就會發(fā)生這種狀況。如此，客戶是否應負納稅責任?這實在很難以偏概全。在不確定的狀況下，建議先征詢當?shù)貢嫀煹囊庖�，或在合同中明確權利義務關系，將實際風險轉(zhuǎn)嫁至服務商。
集團公司及所有的相關企業(yè)若有跨國服務的采購情況，業(yè)務負責人必須知悉內(nèi)部的價格策略。
增值稅相關影響
以云計算獲得服務時，增值稅相關問題通常與提供服務的地點有關。無論增值稅是否必須支付，或是誰該負責付款以及該使用何種稅率等都與此息息相關。另一項決定因素則是服務接收方的情況:若服務接收方是企業(yè)，其產(chǎn)品用于私人還是公司。
為了回答上述問題，云服務必須在稅法系統(tǒng)中清楚地分類。
互聯(lián)網(wǎng)或電子網(wǎng)絡所提供的是依賴電子技術多樣化的服務。包括傳輸數(shù)字內(nèi)容，其服務種類繁多，但性質(zhì)大多須依賴信息科技;也就是說，其服務大多是自動化，其中僅牽涉少數(shù)人為介入，而且是在IT系統(tǒng)上執(zhí)行。這樣的例子，例如數(shù)據(jù)存儲與獲取，即提供在線存儲空間或軟件執(zhí)行等皆是。
除分類該服務之外，也需決定服務商與客戶的狀況，理清他們是業(yè)務負責人還是私人。如果采購者為業(yè)務負責人，那他是否真的是為其公司購買此服務?
若客戶為業(yè)務責任人，為執(zhí)行業(yè)務而須購買此服務，則客戶執(zhí)行業(yè)務處或使用服務的地點為固定地點，就會產(chǎn)生增值稅。
此處的重點在于業(yè)務負責人必須注意的是，要將此增值稅回報給稅務機構。同樣地，若符合減稅資格，業(yè)務負責人亦可抵繳等額的進項稅。
即使業(yè)主的業(yè)務屬于無須支付增值稅的小本生意，或其營業(yè)項目的營業(yè)額為免稅(例如醫(yī)生)，則進項稅額無法減免。
若有任何疑問，建議隨時與你的稅務顧問保持聯(lián)絡。
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